"Phần mềm quản lý công văn Online - Văn phòng điện tử Online" được đăng bởi kênh Hướng dẫn phần mềm. Video này giới thiệu một phần mềm quản lý công văn trực tuyến với các tính năng hỗ trợ quản lý văn bản, công việc và giao tiếp trong văn phòng. Dưới đây là danh sách các tính năng chính của phần mềm được đề cập trong video, được tôi tổng hợp và sắp xếp để bạn có thể sử dụng khi thuê người phát triển phần mềm tương tự:

Danh sách các tính năng của phần mềm quản lý công văn

1. Quản lý văn bản (công văn đến và đi)
   • Lưu trữ và phân loại công văn: Hệ thống cho phép lưu trữ công văn đến và công văn đi, phân loại theo danh mục (ví dụ: công văn nội bộ, công văn từ cơ quan bên ngoài).
   • Tìm kiếm công văn: Người dùng có thể tìm kiếm công văn theo tiêu đề, số văn bản, ngày ban hành, hoặc nội dung tóm tắt.
   • Gắn thẻ và lọc: Gắn thẻ (tag) cho công văn để dễ dàng quản lý và lọc theo trạng thái (chưa xử lý, đang xử lý, đã xử lý).
   • Theo dõi lịch sử xử lý: Hiển thị chi tiết quá trình xử lý công văn, bao gồm người nhận, người xử lý, và thời gian xử lý.
2. Quản lý quy trình xử lý công văn
   • Phân công công văn: Người quản lý có thể phân công công văn cho cá nhân hoặc phòng ban để xử lý.
   • Thông báo tự động: Hệ thống gửi thông báo (qua email hoặc giao diện phần mềm) khi có công văn mới hoặc khi công văn được phân công.
   • Theo dõi tiến độ: Cho phép xem trạng thái xử lý công văn theo thời gian thực (ví dụ: đã xem, đang xử lý, hoàn tất).
   • Nhắc nhở công việc: Cảnh báo người dùng về các công văn sắp đến hạn xử lý hoặc quá hạn.
3. Quản lý công việc và giao việc
   • Tạo và giao nhiệm vụ: Người quản lý có thể tạo nhiệm vụ liên quan đến công văn và giao cho nhân viên.
   • Quản lý lịch công việc: Tích hợp lịch công tác để theo dõi các công việc liên quan đến công văn hoặc các nhiệm vụ khác.
   • Báo cáo tiến độ: Nhân viên có thể cập nhật tiến độ công việc, và quản lý có thể xem báo cáo tổng quan về tình trạng công việc.
4. Tích hợp chữ ký số
   • Ký số công văn: Hỗ trợ tích hợp chữ ký số để ký duyệt công văn trực tuyến, đảm bảo tính pháp lý.
   • Quản lý chữ ký: Lưu trữ và quản lý các chữ ký số của các cá nhân trong tổ chức.
5. Quản lý tài liệu đính kèm
   • Tải lên và lưu trữ tệp đính kèm: Người dùng có thể đính kèm các tài liệu (PDF, Word, Excel, hình ảnh) kèm theo công văn.
   • Xem trước tài liệu: Hỗ trợ xem trước nội dung tài liệu trực tiếp trên phần mềm mà không cần tải xuống.
   • Quản lý phiên bản: Theo dõi các phiên bản khác nhau của tài liệu đính kèm (nếu có chỉnh sửa).
6. Giao diện quản lý trực quan
   • Bảng điều khiển (Dashboard): Hiển thị tổng quan về số lượng công văn đến, công văn đi, công văn đang xử lý, và các công việc sắp đến hạn.
   • Giao diện thân thiện với người dùng: Dễ dàng sử dụng cho cả người quản lý và nhân viên, hỗ trợ trên cả máy tính và thiết bị di động.
   • Tùy chỉnh giao diện: Cho phép tùy chỉnh hiển thị (ví dụ: hiển thị danh sách công văn theo dạng lưới hoặc danh sách).
7. Quản lý người dùng và phân quyền
   • Phân quyền chi tiết: Thiết lập vai trò người dùng (quản lý, nhân viên, kế toán, v.v.) với quyền truy cập khác nhau (xem, chỉnh sửa, phê duyệt).
   • Quản lý tài khoản người dùng: Thêm, xóa, hoặc chỉnh sửa thông tin người dùng trong hệ thống.
   • Nhật ký hoạt động: Ghi lại các thao tác của người dùng (ai đã xem, chỉnh sửa, hoặc phê duyệt công văn).
8. Tích hợp và đồng bộ hóa
   • Tích hợp với email: Đồng bộ với email để tự động nhập công văn gửi qua email vào hệ thống.
   • Tích hợp ứng dụng di động: Hỗ trợ ứng dụng trên iOS và Android để người dùng có thể quản lý công văn mọi lúc, mọi nơi.
   • API tích hợp: Cung cấp API để kết nối với các hệ thống khác (ví dụ: phần mềm ERP, CRM).
9. Báo cáo và thống kê
   • Báo cáo công văn: Tạo báo cáo về số lượng công văn theo thời gian, loại công văn, hoặc trạng thái xử lý.
   • Thống kê hiệu suất: Phân tích hiệu suất xử lý công văn của nhân viên hoặc phòng ban.
   • Xuất báo cáo: Hỗ trợ xuất báo cáo dưới dạng Excel, PDF để lưu trữ hoặc chia sẻ.
10. Bảo mật và sao lưu dữ liệu
    • Mã hóa dữ liệu: Đảm bảo công văn và tài liệu được mã hóa để bảo vệ thông tin nhạy cảm.
    • Sao lưu tự động: Lưu trữ dữ liệu định kỳ để tránh mất mát thông tin.
    • Khôi phục dữ liệu: Hỗ trợ khôi phục dữ liệu trong trường hợp xảy ra sự cố.

Lưu ý khi thuê người phát triển phần mềm

• Xác định nền tảng phát triển: Quyết định xem bạn muốn phát triển phần mềm dưới dạng web (truy cập qua trình duyệt), ứng dụng di động, hay cả hai.
• Ngôn ngữ lập trình và công nghệ: Gợi ý sử dụng các công nghệ phổ biến như:
  • Frontend: ReactJS, Angular, hoặc Vue.js cho giao diện web; Flutter hoặc React Native cho ứng dụng di động.
  • Backend: Node.js, Python (Django/Flask), hoặc Java Spring Boot.
  • Cơ sở dữ liệu: MySQL, PostgreSQL, hoặc MongoDB để lưu trữ công văn và tài liệu.
  • Lưu trữ tệp: Sử dụng dịch vụ đám mây như AWS S3 hoặc Google Cloud Storage cho tài liệu đính kèm.
• Yêu cầu về bảo mật: Đảm bảo nhà phát triển triển khai các giao thức bảo mật (HTTPS, mã hóa dữ liệu, xác thực hai yếu tố) để bảo vệ thông tin.
• Thời gian và chi phí: Ước lượng thời gian phát triển tùy thuộc vào số lượng tính năng (khoảng 3-6 tháng cho một hệ thống đầy đủ) và thảo luận chi phí với nhà phát triển.
• Kiểm tra và bảo trì: Yêu cầu nhà phát triển cung cấp dịch vụ kiểm tra (testing) và bảo trì sau khi phần mềm được triển khai.